1.13.2 Работа правообладателя по составлению и отправке Отчета о расходах

Работа Правообладателя по составлению и отправке Отчета о расходах осуществляется в Личном кабинете правообладателя (Навигатор: Кабинет правообладателя).
Возможны 2 способа создания Отчета о расходах:

1. Ручное создание отчета;
2. Импорт отчета из системы бухгалтерского учета «1С» посредством Модуля интеграции «Собственность-СМАРТ» с «1С».

1. Создание Отчета о расходах

Отчет о расходах создается в режиме комплекса Навигатор: Кабинет правообладателя \ Отчеты по расходам на имущество.

В данном режиме представлен список отчетов Правообладателя по расходам на имущество, закрепленное за ним.

Описание полей списка Отчетов о расходах:

• Правообладатель (ИНН) – ИНН Правообладателя.
• Правообладатель (наименование) – полное наименование Правообладателя.
• Дата начала – дата начала периода формирования отчета.
• Дата окончания – дата окончания периода формирования отчета.
• Статус – статус отчета.
  Статусы отчетов по расходам на имущества и их значения:
  • Проект – отчет в работе у Правообладателя. Первоначальный статус отчета о расходах.
  • Передан в отдел реестра (На проверке) – передан Правообладателем на проверку Реестродержателю.
  • Возращен для доработки (На доработке) – возвращен Реестродержателем Правообладателю на доработку.
  • Принят – принят Реестродержателем (сведения о расходах, отраженные в принятом отчете, отображаются в объекте).
• Статус подписи – статус подписания отчета электронной подписью специалиста правообладателя: если отчет подписан, то статус подписи «Подписан ЭП», иначе поле пустое.
• Ответственный исполнитель – ФИО ответственного исполнителя отчета.
• Ответственный исполнитель, телефон – телефон ответственного исполнителя отчета.
• Комментарий – комментарий к отчету.
• Дата создания – дата создания отчета в системе (первого сохранения отчета в системе).
• Создал – реквизиты пользователя, создавшего отчет в системе, в виде «<логин> (ФИО)».
• Дата исполнения – дата исполнения отчета (перевода отчета в статус «Принят»).
• Исполнил – реквизиты пользователя, исполнившего отчет, в виде «<логин> (ФИО)».
  

Описание кнопок на панели инструментов списка Отчетов о расходах:

1. Создать – создать отчет.
2. Редактировать – редактировать отчет.
3. Копировать – копировать отчет.
4. Удалить – удалить отчет.
5. Сформировать и подписать – варианты значений кнопки:
   • Сформировать и подписать – сформировать файл печатной формы отчета, подписать его ЭП и прикрепить файл к отчету в качестве первичного документа.
   • Печать списка – вывести список отчетов в формате MS Excel или Open Office с возможностью дальнейшей печати.
6. Изменить статус – изменить статус отчета.
7. Просмотр подтверждающих документов – открыть режим просмотра подтверждающих документов, приложенных к отчету.
8. Обновить – обновить список отчетов.
9. Настройка – настройки отчета.

Для того чтобы создать Отчет о расходах, необходимо нажать на кнопку Создать на панели инструментов списка отчетов. В открывшейся форме заполнить все необходимые поля:

• Правообладатель – полное наименование Правообладателя. Поле заполняется автоматически и недоступно для редактирования.
• Дата начала – дата начала периода формирования отчета. Поле обязательное для заполнения.
• Дата окончания – дата окончания периода формирования отчета. Поле обязательное для заполнения.
• Статус – статус отчета. Поле заполняется автоматически и недоступно для редактирования. При создании нового отчета автоматически заполняется значением «Проект».
• Исполнитель – ФИО ответственного исполнителя отчета. Поле заполняется автоматически из реквизитов пользователя, но имеется возможность редактирования.
• Телефон – телефон ответственного исполнителя отчета. Поле заполняется автоматически из реквизитов пользователя, но имеется возможность редактирования.
• Статус подписи – статус подписания отчета электронной подписью специалиста правообладателя: если отчет подписан, то статус подписи «Подписан ЭП», иначе поле пустое. Поле заполняется автоматически и недоступно для редактирования.
• Комментарий – комментарий к отчету.
  

После того как все поля заполнены, необходимо сохранить отчет, нажав на кнопку Сохранить на панели инструментов формы.
Далее необходимо добавить в отчет информацию о произведенных расходах на имущество за указанный отчетный период. Данная информация вводится в таблице «Виды расходов».

Описание кнопок на панели инструментов таблицы «Виды расходов»:

1. Создать – создать запись о расходе на имущество.
2. Редактировать – редактировать запись о расходе на имущество.
3. Удалить – удалить запись о расходе на имущество.
4. Печать списка – вывести список записей о расходах на имущество в формате MS Excel или Open Office с возможностью дальнейшей печати.
5. Обновить – обновить список записей о расходах на имущество.

Для добавления новой записи о расходе на имущество нажмите на кнопку Создать на панели инструментов таблицы «Виды расходов».
Далее в открывшейся форме заполните все необходимые поля:

• Дата начала – дата начала периода формирования отчета. Поле заполняется автоматически из отчета и не доступно для редактирования.
• Дата окончания – дата конца периода формирования отчета. Поле заполняется автоматически из отчета и не доступно для редактирования.
• Исполнитель – ФИО ответственного исполнителя отчета. Поле заполняется автоматически из отчета и не доступно для редактирования.
• Телефон – телефон ответственного исполнителя отчета. Поле заполняется автоматически из отчета и не доступно для редактирования.
• Вид расхода – наименование вида расхода. Поле заполняется путем выбора из справочника видов расходов и является обязательным для заполнения.
• Подвид расхода – наименование подвида расхода. Поле заполняется путем выбора из справочника подвидов расходов и является обязательным для заполнения.
• Сумма расхода – сумма произведенного расхода данного вида и подвида за отчетный период.
• Распределено по объектам – сумма произведенного расхода, распределенная по объектам. Поле не доступно для редактирования и рассчитывается автоматически как итоговая сумма по столбцу «Сумма расхода по объекту» в таблице «Объекты».
• Остаток для распределения – остаток суммы произведенного расхода, нераспределенной по объектам. Поле не доступно для редактирования и рассчитывается автоматически как разница значений полей «Сумма расхода» и «Распределено по объектам».
• Название документа – наименование вида документа-основания произведенного расхода.
• Номер документа – номер документа-основания произведенного расхода; является обязательным для заполнения.
• Дата документа – дата документа-основания произведенного расхода; является обязательным для заполнения.
• Документ-основание(текстом) – документ-основание произведенного расхода (составное текстовое поле, содержащее информацию о виде документа, его номере и дате).
  
  Поле «Документ-основание(текстом)» является необязательным для заполнения, поскольку фактически содержит в себе ту же информацию, что отражается в полях: «Название документа», «Номер документа», «Дата документа». Данное поле необходимо и заполняется в случае получения информации о расходах из системы бухгалтерского учета «1С» (пункт 2).
• Поставщик услуг – наименование корреспондента-поставщика услуг, кому произведена оплата.
• Примечание – примечание (дополнительная информация) к осуществленному расходу.

После заполнения всех необходимых полей на форме, сохраните запись о расходе на имущество, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов формы.
Далее необходимо распределить сумму произведенного расхода на объекты имущества. Данная информация вносится в таблице «Объекты».

Описание кнопок на панели инструментов таблицы «Объекты»:

1. Добавить строку – добавить строку с объектом.
2. Удалить строку – удалить строку объекта.
3. Редактировать – открыть форму объекта на просмотр.
4. Печать списка – вывести список объектов в формате MS Excel или Open Office с возможностью дальнейшей печати.
5. Обновить – обновить список объектов.

Для добавления объекта в таблицу «Объекты» нажмите на кнопку Добавить строку. Затем в добавленной строке дважды щелкните левой клавишей мыши по полю «Реестровый номер».

Откроется справочник объектов Реестра имущества, в котором для отображения записей необходимо нажать кнопку [Применить] в макетном фильтре.

После загрузки справочника объектов необходимо выбрать нужный(ые) объект(ы) и нажать кнопку [ОК].

В результате выбранный(ые) объект(ы) появится(ятся) в таблице «Объекты».

Далее в столбце «Сумма расхода по объекту» требуется указать сумму, потраченную на данный объект. Для этого установите курсор в соответствующую ячейку и внесите сумму.

Для удаления объекта(ов) из таблицы выберите объект(ы) и нажмите на кнопку Удалить строку.
Для просмотра сведений об объекте нажмите на кнопку Редактировать.

После заполнения необходимых полей и добавления объекта(ов) сохраните запись о расходе, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов формы. Сохраненная запись о расходе отобразиться в таблице «Виды расходов» Отчета о расходах.

После добавления в Отчет о расходах всех расходов, произведенных за отчетный период, сохраните отчет и закройте его.
Далее необходимо сформировать печатную форму Отчета о расходах и подписать ее электронной подписью.
Для этого в списке Отчетов о расходах отметьте отчет и нажмите кнопку Сформировать и подписать.


На экране отобразится сообщение: «Будут перезаписаны прикрепленные документы. Продолжить?» – нажмите кнопку [Да].

В результате откроется печатная форма отчета.

Для того чтобы подписать отчет электронной подписью специалиста правообладателя, нажмите кнопку Сохранить в ОД. На экране отобразится ход выполнения операции подписания отчета электронной подписью (Рисунок 26), по завершению которой подписанный файл с печатной формой отчета прикрепится в качестве первичного (оправдательного) документа к Отчету о расходах, и Статус подписи отчета изменится с пустого значения на «Подписан ЭП».



Посмотреть прикрепленный файл отчета можно, воспользовавшись кнопкой Просмотр подтверждающих документов на панели инструментов списка Отчетов о расходах или на панели инструментов формы редактирования Отчета о расходах.


После нажатия на кнопку Просмотр подтверждающих документов открывается режим работы с оправдательными документами, в котором, установив курсор на прикрепленном файле, можно увидеть печатную форму отчета и сведения о наложенной ЭП.

Для того чтобы передать Отчет о расходах Реестродержателю на проверку и исполнение, необходимо установить ему статус «Передан в отдел реестра (На проверке)».

Для этого в списке отчетов отметьте нужный отчет и нажмите кнопку Изменить статус на панели инструментов списка отчетов.

На экране появится вопрос: «Изменить статус отчета?» – нажмите кнопку [Да].

Отобразится протокол и статус отчета изменится с «Проект» на «Передан в отдел реестра (На проверке)».

2. Импорт Отчета о расходах из системы бухгалтерского учета «1С» 2.2.посредством Модуля интеграции «Собственность-СМАРТ» с «1С»

Помимо ручного заполнения отчета о расходах на имущество, описанного в пункте 2.1, в «Собственность-СМАРТ» имеется возможность получения сведений о расходах из системы бухгалтерского учета «1С» посредством Модуля интеграции «Собственность-СМАРТ» с «1С» (далее – Модуль интеграции).

Схема работы специалистов бухгалтерского и имущественного учета при таком способе составления Отчета о расходах:

1. Специалист бухгалтерского учета в «1С» (Модуле интеграции) указывает период, за который хочет получить отчет о расходах на имущество, и запускает механизм сбора информации о расходах на имущество, затем передает ее в «Собственность-СМАРТ».
   Информация о расходах на имущество в «1С» собирается по документам-основаниям произведенных расходов на имущество (выставленным счетам, актам и прочим документам) и содержит следующие сведения:
   • вид расходов на имущество;
   • сумма произведенных расходов на имущество;
   • документ-основание произведенных расходов на имущество (при наличии его в системе бухгалтерского учета): вид документа, номер, дата;
   • ИНН и наименование корреспондента-поставщика услуг.

     По всем вопросам, связанным с работой Модуля интеграции «1С:БГУ 8» и ПК «Реестр имущества–СМАРТ», необходимо обращаться в службу технической поддержки Модуля интеграции с 8.00 до 17.00 по московскому времени.
     Телефон горячей линии: 8(8352) 323-323 (многоканальный)
     Электронная почта: 1c@keysystems.ru

2. Переданная из «1С» информация отображается в «Собственность-СМАРТ» в виде Отчета о расходах в режиме Навигатор: Кабинет правообладателя \ Отчеты по расходам на имущество. Статус отчета – «Проект».
3. Далее специалист имущественного учета в «Собственность-СМАРТ» дополняет этот Отчет о расходах информацией об объектах, на которые произведены расходы, и отправляет отчет Реестродержателю, установив ему соответствующий статус «Передан в отдел реестра (На проверке)» (пункт 1).
4. Специалист Реестродержателя в «Собственность-СМАРТ» либо возвращает отчет на доработку, если что-то его не устраивает, либо принимает отчет – и тогда сведения о расходах, отраженных в принятом отчете, отображаются в объекте (пункт 1.9.3).